Projektbedingungen
Diese Projektbedingungen beschreiben die grundsätzliche Arbeitsweise von KIKS Systems. Maßgeblich ist immer das individuell vereinbarte Angebot.
Leistungsumfang
Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Leistungen können insbesondere KI-Prozessintegration, KI-Automatisierungen, Anfrage- & E-Mail-Assistenten, Dokumentenprozesse, technische Integrationen und laufenden KI-Betrieb umfassen. Nicht ausdrücklich vereinbarte Funktionen, Integrationen, Datenmigrationen, laufende Betreuung oder Erweiterungen sind nicht enthalten.
Unternehmergeschäft
Die angebotenen Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer. Es erfolgt kein Angebot an Verbraucher im Sinne des Konsumentenschutzgesetzes. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.
Preise und Zahlung
Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben. Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig.
Anzahlungen
Bei Umsetzungspaketen ist grundsätzlich eine Anzahlung von 50 % bei Projektstart vorgesehen. Der Restbetrag wird nach Übergabe bzw. nach Erreichen des vereinbarten Leistungsumfangs verrechnet.
Erstanalyse
Die Erstanalyse (vormals KI-Prozesscheck) umfasst die Analyse eines konkreten Geschäftsprozesses, eine technische und risikobezogene Einschätzung sowie mögliche Automations- oder Verbesserungsansätze. Sie kostet ab 500 € netto zzgl. 20 % USt.; der konkrete Preis ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Die Erstanalyse ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Unternehmensberatung. Wird aus dem geprüften Prozess eine Umsetzung beauftragt, kann der Betrag nach individueller Vereinbarung angerechnet werden.
Menschliche Freigabe
Es erfolgt keine automatische Versendung ohne Freigabe. Kritische Aktionen wie das Versenden von E-Mails, buchhaltungsrelevante Entscheidungen oder verbindliche externe Kommunikation sollen grundsätzlich durch Menschen geprüft und freigegeben werden, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes gesondert vereinbart wurde.
KI-Ergebnisse
KI-generierte Inhalte, Klassifizierungen, Extraktionen und Vorschläge können Fehler enthalten. Auftraggeber müssen Ergebnisse vor Verwendung prüfen, insbesondere bei rechtlichen, steuerlichen, medizinischen, finanziellen oder sonstigen sensiblen Inhalten.
KI-Sicherheits- und Nutzungsgrenzen
KI-gestützte Automatisierungen können Fehler enthalten und dürfen nicht ohne Prüfung für rechtliche, steuerliche, medizinische, finanzielle oder sonstige sensible Entscheidungen verwendet werden. Hochrisiko-Anwendungen oder besonders regulierte Anwendungsfälle werden nur nach gesonderter Prüfung und ausdrücklicher Vereinbarung umgesetzt.
Keine Rechts- oder Steuerberatung
Die Leistungen ersetzen keine Rechtsberatung, Steuerberatung oder sonstige fachliche Beratung. Entsprechende Prüfungen müssen bei Bedarf durch qualifizierte Stellen erfolgen.
Drittanbieter
Automatisierungen können von Drittanbietern, APIs, Plattformen, Kontingenten und technischen Änderungen abhängig sein. Änderungen oder Ausfälle solcher Dienste können zusätzlichen Anpassungsaufwand verursachen. Kosten für Drittanbieter, APIs, KI-Dienste, E-Mail-Postfächer, Hosting, n8n, Datenbanken oder andere externe Dienste sind nur enthalten, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
Betrieb und Betreuung
Laufender KI-Betrieb und Betreuungspakete wie Basic Care, Business Ops oder Pro Ops richten sich nach dem individuell vereinbarten Angebot. Monatliche Betreuung und Betriebspakete werden separat vereinbart. Sofern nicht anders vereinbart, laufen monatliche Betreuungspakete auf unbestimmte Zeit und können mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende gekündigt werden.
Nicht verbrauchte Betreuungszeiten werden nicht übertragen. Neue Funktionen, zusätzliche Integrationen, zusätzliche Mailtypen, zusätzliche Postfächer, höheres Volumen oder größere Umbauten sind nicht automatisch enthalten und werden separat angeboten.
Change Requests
Änderungen oder Erweiterungen außerhalb des vereinbarten Leistungsumfangs gelten als Change Requests und können gesondert angeboten und verrechnet werden.
Abnahme und Übergabe
Eine Leistung gilt als übergeben, wenn der vereinbarte Funktionsumfang bereitgestellt und mit Beispieldaten getestet wurde. Offene Änderungswünsche außerhalb des vereinbarten Umfangs gelten nicht als Mangel, sondern als mögliche Erweiterung.
Nutzungsrechte
Soweit nicht anders vereinbart, erhält der Auftraggeber ein einfaches Nutzungsrecht an den für ihn eingerichteten Workflows und Konfigurationen für den vereinbarten Zweck. Wiederverwendbare Bausteine, allgemeine Konzepte, Vorlagen und Know-how verbleiben bei KIKS Systems bzw. Karl Constantin Schulmeister.
Datenschutz und Zugänge
Der Auftraggeber stellt nur jene Zugänge und Daten bereit, die für die Umsetzung notwendig sind. Bei Verarbeitung personenbezogener Daten werden projektbezogen geeignete Datenschutzmaßnahmen und gegebenenfalls zusätzliche Vereinbarungen geklärt. Nach Projektende oder auf berechtigte Anfrage werden bereitgestellte Testdaten, Beispielmails und nicht mehr benötigte Zugriffsdaten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Verfügbarkeit und Fehler
Automatisierungen können Fehler enthalten oder durch Änderungen bei Drittanbietern beeinträchtigt werden. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit oder vollständige Fehlerfreiheit wird nicht garantiert, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.
Anfragen und Bestellungen
Eine Anfrage über die Website oder per E-Mail ist noch keine Bestellung. Ein Auftrag entsteht erst durch ein individuell bestätigtes Angebot bzw. eine gesonderte Vereinbarung.